Para generar una nota de crédito, accedemos a través del facturador. Si el usuario no tiene acceso, significa que no cuenta con permisos en su rol para realizar esta acción. Si al ingresar aparecen perfiles en forma de botones, es porque el usuario tiene asignados varios perfiles de nota de crédito; se debe seleccionar el adecuado para la operación que se está realizando:
Una vez dentro, aparecerá el encabezado del comprobante. Es necesario completar los datos obligatorios para poder pasar a la pestaña de artículos. El primer paso consiste en buscar en el campo de referencia la factura a la que se imputará la nota de crédito, ya sea de manera total o parcial. Para ello, nos ubicamos sobre el cuadro de búsqueda y utilizamos las opciones de búsqueda disponibles, como fecha, número de comprobante o cliente. Una vez que localizamos la factura de referencia, la seleccionamos con un doble clic:
Al seleccionar el comprobante referenciado, se completarán los datos faltantes, como el cliente y el vendedor.
A continuación, se deben completar los datos del encabezado que falten, como puede ser en algunos casos el asiento, y también elegir el talonario de nota de crédito correspondiente (es necesario seleccionar un talonario con el mismo punto de venta que la factura, además de respetar la letra del comprobante dependiendo de la categoría de IVA del cliente).
Una vez finalizado el llenado del encabezado, el sistema nos permitirá avanzar a la pestaña de artículos, donde se nos preguntará si deseamos cancelar la factura de forma completa o parcial.
Dependiendo de nuestras necesidades, se puede cancelar la factura total o parcialmente, especificando qué artículo y qué cantidades estarán en la nota de crédito:
Una vez que los artículos y cantidades estén correctos, podemos avanzar al último paso, que es la pestaña 'pagos':
El sistema sugerirá por defecto la cuenta de tesorería que se utilizó para cobrar la factura o bien la condición de venta correspondiente. Es importante aclarar que para realizar notas de crédito de facturas de contado, es recomendable hacerlo en las cajas donde fueron facturadas, para evitar discrepancias con las cuentas de tesorería involucradas.
NOTAS DE DÉBITO
El proceso es similar; se ingresa desde el facturador y se deben completar los datos del encabezado según el tipo de operación para luego avanzar a la pestaña de artículos.
Se puede utilizar referencia o no. Un ejemplo de nota de débito sin referencia es cuando se deben realizar ajustes administrativos por cheques vencidos; para esto se utilizan artículos destinados específicamente para esta situación.